Muistatko sen perjantai-illan?

Se oli ehkä puoli kuusi. Lapset odottivat kotona, ruoka odotti kattilassa ja puoliso oli laittanut jo kaksi viestiä. Mutta sinä istuit toimistolla — tai kenties pöytäkoneen ääressä kotona — ja etsit jotain laskua Excelin seasta. Tai kirjoitit tarjousta. Tai vastasit sähköpostiin jonka olisit voinut hoitaa kolmella rivillä mutta joka paisui kahden kappaleen raakiloksi.

Olen nähnyt tämän saman tilanteen toistuvana tarinan kaikkien pk-yrittäjien kanssa joiden kanssa olen jutellut. Ei yhtä dramatttista kohtaa. Ei yhtä suurta virhettä. Vaan sata pientä asiaa jotka yhdessä syövät kolme, neljä, viisi tuntia päivässä.

Ja pahin osa? Et edes tiedä missä ne tunnit menevät.

Tässä artikkelissa käyn läpi viisi konkreettista kohtaa jotka näyttävät näkymättömiltä mutta syövät aikaa kuin vuotava hana. Kerron myös miten eräs maalausalan pikkufirma ratkoi ne — ei kalliilla järjestelmällä, ei IT-osastolla, vaan yksinkertaisilla, toimivilla muutoksilla.

1. Kirjanpito-Excel — se tuttu helvetti

Mäkelän Maalaus on tamperelainen perheyritys, jossa työskentelee viisi maalaaria ja yrittäjä itse. Jokaisen viikon lopussa yrittäjä istui ja siirsi tunnit Excelistä laskutukseen. Käsin. Joka viikko.

Se kesti noin tunnin ja puoli. Viikossa.

Se on kuusi tuntia kuukaudessa. 72 tuntia vuodessa. Lähes kaksi täyttä työviikkoa — jotka kuluivat siihen että yrittäjä siirsi lukuja paikasta toiseen.

Kirjanpito-Excel on yksi niistä asioista jotka ovat "jo tarpeeksi hyviä" — kunnes lasket oikean hinnan. Ongelma ei ole Excel itse. Ongelma on se että Excel vaatii sinun aikaasi toistuvasti, joka viikko, joka kuukausi, vuodesta toiseen.

Ratkaisu ei ollut iso. Mäkelän kohdalla se oli yksinkertainen integraatio joka siirsi tunnit suoraan laskutusjärjestelmään. Yrittäjä ei enää koske Exceliin. Laskut menevät kun työ valmistuu.

Yrittäjä sai tunnin ja puoli viikossaan takaisin. Hän vei lapset uimahalliin sen ensimmäisen vapautuvan perjantai-iltapäivän.

2. Sähköposti-spämmi — ei oikeaa spämmiä, vaan oma roskapostisi

Puhumme siitä sähköpostivuoresta jonka rakennat itse tietämättäsi.

Olen laskenut yhdessä yrittäjän kanssa kuinka paljon aikaa meni sähköpostikysymyksiin jotka toistuivat vähintään kerran viikossa. Listalle tuli yhdeksän kysymystä — "Milloin pääsette meille?", "Mikä on teidän hinta tähän?", "Voitteko lähettää tarjouksen?", "Onko teillä vapaita aikoja?" ja niin edelleen.

Jokainen kysymys kesti vastata 5–10 minuuttia. Yhdeksän kysymystä viikossa. Se on 45–90 minuuttia viikossa pelkästään samojen asioiden toistamiseen.

Mäkelän Maalaus ratkaisi tämän yksinkertaisella automaattisella vastauksella joka hoitaa yleisimmät kysymykset. Se ei ole robotti joka ärsyttää asiakasta — se on avulias viesti joka kertoo hintaluokan, aikataulun ja ohjaa varaamaan ajan suoraan kalenterista.

Asiakaskyselyihin vastaaminen ei enää vie yrittäjän päivää. Kun puhelin pirisee, se on useimmiten jo eteenpäin menevä asiakas — ei joku joka kysyy samaa asiaa kuin viikko sitten.

3. Asiakaspuhelut — ne joihin et aina edes ehdi

Puhelut ovat hankalia. Yhtäältä ne ovat pk-yrittäjälle kultaa — suora kontakti asiakkaaseen, luottamuksen rakentaminen, nopea kauppa. Toisaalta ne katkaisevat päivän pahimmalla mahdollisella hetkellä.

Yrittäjä joka on tikulla katolla ei voi vastata puhelimeen. Maalari joka ajaa firmabussilla ei voi vastata puhelimeen. Ja asiakas joka ei saa vastausta soittaa ehkä kilpailijalle.

Olen nähnyt useamman pk-yrittäjän kadottavan kaupan juuri siksi että puhelin soi väärässä hetkessä.

Ratkaisu ei ole palkkata puhelinvastaajaa. Ratkaisu on rakentaa puskuri joka hoitaa alkuvaiheen — kertoo asiakkaalle että olet saanut viestin, ohjaa varaamaan soittoajan kalenterista tai hoitaa peruskysymykset kirjallisesti.

Kun olet valmiina puhua, puhut. Mutta nyt sinä valitset hetken, et asiakas.

4. Tarjousten laadinta — se rutiini joka ei saisi olla rutiini

Jokainen tarjous on ainutlaatuinen — tai ainakin niin tuntuu. Mutta oikeasti 80 % tarjouksesta on aina sama: samat palvelut, samat hinnat, samat sopimusehdot, sama allekirjoituspyyntö.

Se 20 % joka muuttuu on projektikohtainen tieto — asiakkaan nimi, työmaan osoite, tuntimäärä, materiaalit.

Olen nähnyt yrittäjiä jotka kirjoittavat jokaisen tarjouksen alusta loppuun itse, Word-dokumentissa, leikaten ja liimaten edellisestä. Se kestää 30–60 minuuttia per tarjous.

Jos sinulla on kymmenen tarjouspyyntöä kuukaudessa, se on viisi tuntia kuukaudessa — pelkkään kopiointiin.

Mäkelän Maalaus siirtyi tarjouspohjaan joka täyttää vakiokohdat automaattisesti. Yrittäjä täyttää vain ne tiedot jotka muuttuvat. Tarjous on valmis viidessä minuutissa, lähetetty sähköpostilla ja asiakas voi hyväksyä sen suoraan verkosta.

Tarjousaika putosi 45 minuutista viiteen minuuttiin per tarjous. Kahden viikon jälkeen yrittäjä sanoi: "En edes muista milloin viimeksi istuin tekemässä tarjousta."

5. Raportit — ne joita kukaan ei lue mutta sinä teet silti

Kuukausiraportti. Myyntiraportti. Työtuntiyhteenveto. Kaluston käyttöaste.

Kuinka moni pk-yrittäjä tekee nämä koska ne ovat aidosti hyödyllisiä? Ja kuinka moni tekee ne koska "pitää tehdä" — ja sitten tulokset jäävät pölyiseen kansioon?

En tarkoita tätä kritiikkinä. Tarkoitan sitä että raportit ovat hyödyllisiä kun ne syntyvät automaattisesti ja ovat saatavilla silloin kun niitä tarvitaan — ei silloin kun sinulla on aikaa tehdä ne.

Hyvä raportti vastaa kolmeen kysymykseen: Mitä myytiin? Paljonko tuli rahaa? Missä on eniten tehtävää?

Jos raporttisi ei vastaa näihin kolmeen — tai jos se vie sinulta yli puoli tuntia kuukaudessa tehdä — se on ongelma.

Yhteenveto: et ole laiska, olet ylikuormittunut

Tässä ei ole kyse laiskuudesta tai organisointikyvyttömyydestä. Tässä on kyse siitä että olet kasvanut nopeammin kuin järjestelmäsi.

Vuosi sitten ehkä kahden hengen firma pärjäsi Excelillä. Nyt kuuden hengen firmassa Excel on pullonkaula. Vuosi sitten ehkä tarjosit kymmenelle asiakkaalle vuodessa. Nyt sata tarjousta vuodessa on eri peli.

Jokainen viidestä kohdasta jotka kävin läpi on ratkaistavissa. Ei IT-projektina, ei kuuden kuukauden käyttöönottona, ei kalliina konsultointiprojektina.

Pienissä, konkreettisissa muutoksissa jotka ottavat muutaman viikon tehdä ja vapauttavat tunteja viikossa heti ensimmäisestä päivästä.

Mitä seuraavaksi?

Jos tunnistit itsesi jostakin näistä viidestä kohdasta, seuraava askel on yksinkertainen: 30 minuutin puhe jossa katsotaan yhdessä missä sinun arjessasi on eniten tuhlattua aikaa.

Ei myyntipuhe. Ei konsultointilasku. Vain rehellinen katsaus siihen mitä sinulla on ja mitä voitaisiin tehdä.

Yrittäjät jotka ovat käyneet tämän sparrauksen läpi sanovat yleensä samaa: "Olisin voinut tehdä tämän aiemminkin."

Varaa 30 minuutin ilmainen sparraus →

Ja jos haluat lukea lisää tiettyyn osa-alueeseen liittyen:

Tämä ei ole sinun vikasi. Tämä on vain seurausta siitä että olet kasvanut nopeammin kuin järjestelmäsi.

Miten saat iltasi takaisin — 5 toimistoarjen kohtaa, jotka söivät aikaasi salaa